Jede Minute zählt! Was Zeiterfassungs-Tools leisten.

Stundenzettel waren gestern: Flexible Arbeitszeiten und dynamische Konzepte im Büro-Alltag stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. An digitalen Time Tracking Systemen kommt kaum einer vorbei.

Zugegeben, starre Arbeitszeiten hatten auch ihr Gutes. Man kam um acht und ging um fünf, alles dazwischen war bezahlte Zeit, abzüglich der Mittagspause. Tatsächlich gibt es zwar noch Betriebe, in denen das funktioniert, doch der Trend zur Flexibilisierung der Arbeitszeit hat sich längst durchgesetzt. Das Büro verändert sich: Wir arbeiten zunehmend ortsunabhängig, sind häufig nicht mehr an feste Zeiten gebunden und müssen an komplexen Projekten zusammenarbeiten – zum Teil länderübergreifend. Gleichzeitig ist die Dokumentation der abgeleisteten Stunden für Unternehmen und Mitarbeiter unverzichtbar: für die Buchhaltung, zur Kosten- und Kapazitätenplanung und zugunsten von Transparenz und Vergleichbarkeit.

Time Tracking Software macht es Unternehmen leichter.

Die Flexibilisierung der Arbeitszeit erfordert auch viel Beweglichkeit in der Zeiterfassung – eine Beweglichkeit, die nur digitale Systeme leisten können. Ihre Zahl ist in den letzten Jahren geradezu explodiert, ebenso wie die Vielfalt der angebotenen Software-Programme. Time Tracking Software leistet dabei wesentlich mehr als reine Zeiterfassungssysteme und bringt vielfältige Funktionen mit. Über Smartphone und PC gleichermaßen anwendbar, bietet sie Unternehmen Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind:

  • Wichtig für die Abrechnung: Die ermittelten Daten sorgen für eine schlankere Abwicklung in der Lohnbuchhaltung. 

  • Wer häufig Projekte nach Aufwand abrechnet, ist auf eine ist eine verlässliche Zeiterfassung angewiesen.

  • Die Daten bieten eine Grundlage für realistische Angebote, weil diese auf Basis der Erfahrungen kalkuliert werden.

  • Die Rentabilitätsplanung wird erleichtert: Es lässt sich besser ermitteln, ob und wo zu viel Zeit investiert wird.

  • Mitarbeiter können sich selbst besser einzuschätzen: Wofür wende ich zu viel Zeit auf, wo kann ich freie Kapazitäten nutzen?

  • Minijobber müssen laut Gesetz sowieso den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, ebenso wie Beschäftigte in vom Gesetzgeber definierten Bereichen.

Welches System für wen? Vorab-Fragen.

Hat man sich einmal für ein digitales Zeiterfassungs-System entschieden, wird schnell klar: Nicht jedes System passt zu jedem Unternehmen. Vielmehr ist es (gerade angesichts der Fülle des Angebots) ratsam, die eigenen Anforderungen an die Zeiterfassung vorab zu definieren:

  • Sollen Zeiten an einem fixen Standort oder auch mobil erfasst werden? Mit den meisten Systemen ist heute beides möglich.

  • Geht es in erster Linie um Zeiterfassung oder um Projektmanagement? Viele Time Tracker haben Schwerpunkte in die eine oder andere Richtung.

  • Sollen in einer Projekt- und Kundendatenbank bestimmte Aufträge an Budgets gekoppelt werden? Dann ist eine Budgetfunktion empfehlenswert.

  • Wird ein Rechnungs-Management benötigt? Viele Tools können automatisch Rechnungen erstellen oder bieten zumindest eine Schnittstelle zu einem entsprechenden Online Rechnungs-Dienst.

  • Schnittstellen berücksichtigen: Wenn Sie mit einem bestimmten CRM- oder Projektmanagement-Tool, einem Intranet oder Messenger-Programm arbeiten,  können Sie Ihren Time Tracker in die bestehende IT-Umgebung integrieren.

Sind solche grundsätzlichen Fragen geklärt, ist die Zahl der möglichen Zeiterfassungs-Tools schon deutlich geschrumpft. Doch auch mit den unterschiedlichen Mechanismen der Systeme sollte man sich unbedingt einmal auseinandersetzen: Gerade bei der Frage, ob Zeiten manuell eingegeben oder im Hintergrund automatisch erfasst werden sollen, scheiden sich die Geister. Und nicht zuletzt können hier auch individuelle Befürchtungen und Präferenzen eine große Rolle spielen:

Timetracking mit digitaler Stoppuhr

Start & Stop: Bei Zeiterfassungssystemen, die nach diesem Prinzip funktionieren, wird die Zeiterfassung mit einem Start-Button in Gang gesetzt und per Stopp- oder Pausen-Button angehalten. Die erfassten Zeiträume können dann einer Tätigkeit bzw. einem Job zugeordnet und als Arbeitsstunden automatisch ins System eingetragen werden.

Gutes Beispiel: timr

Passives Timetracking

Ihr unsichtbarer Aufpasser: Passives Time Tracking läuft als Programm im Hintergrund, während der Nutzer seine Jobs und Projekte auf dem Rechner erledigt. Solche Systeme zeichnen zum Beispiel auf, welche Websites wie lange aktiv waren, welche Software genutzt und welches Dokumente wie lange bearbeitet wurde. Bevor die erfassten Zeiten ins Timesheet eingetragen werden, können sie aber korrigiert oder auch gelöscht werden – man ist dem System also nicht machtlos ausgeliefert. 

Gutes Beispiel: timing

Manuelles Timetracking

Zeiterfassung ganz klassisch: Von Hand werden die Stunden am Ende des Tages oder zwischendurch in die Tabelle eingetragen und einer Jobnummer bzw einem Projekt zugewiesen. Heute wird dieses System am liebsten mit dem passiven Tracking oder der Stoppuhr kombiniert – als nachträgliche Ergänzung oder Korrektiv.

Gutes Beispiel (manuelles Tracking, kombiniert mit Stoppuhr): Everhour

Time Tracking Tools – vier Beispiele für Unternehmen.

Was Zeiterfassungs-Systeme heute können, ist enorm, das Angebot erschlagend. Vier verschiedene Beispiele sollen daher exemplarisch zeigen, welche unterschiedlichen Spielarten möglich sind.

Schlanker Klassiker: Toggl
Toggl zeichnet sich durch hohe Bedienerfreundlichkeit und einfache, sinnvolle Funktionen aus. Time Tracking ist hier der Schwerpunkt. Interessante Zusatzfeatures machen das Programm für die Zeiterfassung von kleinen Gruppen und Projektteams interessant; dabei wird auch die Integration in andere Programme und Anwendungen angeboten. Möglich ist die Zeiterfassung per Stoppuhr und manuell.

  • Für wen: Selbstständige und Freiberufler, aber auch kleine und mittlere Unternehmen, die auf Team-Management-Features zurückgreifen. Die Basisversion ist kostenlos.

  • Betriebssysteme: Toggl ist als Web-Service, aber auch für Windows, Linux, OS X, Android und iOS nutzbar.

Ausgereiftes Programm: Harvest

Harvest ist schon vergleichsweise lange auf dem Markt und hat ein reiches Portfolio von Zusatzfunktionen anzubieten. Vor allem das Rechnungsstellungs-Feature überzeugt: Mit ihm lassen sich erfasste Stunden und Ausgaben in Rechnungen verwandeln, die direkt aus dem Programm an die Kunden geschickt werden können. Eine Budgetfunktion ermöglicht den schnellen Überblick über noch nicht verbrauchte Ressourcen, Belege und Quittungen lassen sich direkt über die Mobile-App abfotografieren und integrieren. Die Software ist mit rund 100 Drittanwendungen kompatibel.

Auch Harvest arbeitet mit der digitalen Stoppuhr, ergänzt durch manuelle Eintragungen.

  • Für wen: Das Programm ist nicht billig – sinnvoll ist es vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen, die besonderen Wert auf die Rechnungsstellungs-Funktion legen.

  • Betriebssysteme: Eingesetzt wird Harvest als App auf iOS- oder Android-Geräten, als Desktop-Anwendung für den Mac und Browsererweiterung für Chrome und Safari.

GPS-Tracking: timr

Auch timr hat zahlreiche Funktionen zur Team- und Projektverwaltung zu bieten. Vor allem aber zeichnet sich timr durch ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Ortung aus, das übrigens auch vom Finanzamt akzeptiert wird. Mithilfe von GPS-Tracking dokumentieren mobile Apps, wo sich Mitarbeiter gerade befinden, in welche Richtung und wie lange sie unterwegs sind. Zeiterfassung und Fahrtenbuch werden also zentral verwaltet. Anders als andere Systeme unterscheidet timr zwischen Arbeits- und Projektzeiten. Großes Plus: Die Mobile-Apps beschränken sich nicht auf iOS und Android. Kleines Minus: Andere Programme können nicht integriert werden.

  • Für wen: kleine und mittelständische Firmen, aber auch Selbstständige. timr ist durch das elektronische Fahrtenbuch vor allem für die interessant, die viel unterwegs sind (z. B. Handwerker) oder mit Logistik zu tun haben.

  • Betriebssysteme: timr eignet sich zur Zeiterfassung im Browser oder über die mobilen Apps für iOS, Android, BlackBerry und Windows Phone.

Flexibles Projektmanagement: Everhour

Bei Everhour liegt der Fokus klar auf dem Projektmanagement. Die Software lässt sich flexibel in zahlreiche gängige Projektmanagement-Programme integrieren und bietet selbst entsprechende Zusatzfunktionen. An welchen Jobs welches Team gerade arbeitet, lässt sich in Echtzeit über das  Live Dashboard verfolgen. Wie bei Harvest ist auch in Everhour eine Rechnungsstellungs-Funktion integriert, die auf den gesammelten Arbeitszeit-Daten der Nutzer basiert. Getrackt wird über die Stoppuhr-Funktion und manuell.

  • Für wen: Unternehmen aller Größen, die eines der üblichen Projektmanagement-Programme nutzen. Für Einzelpersonen und Freiberufler sind die umfangreichen Funktionen oft überdimensioniert und damit auch zu teuer.

  • Betriebssysteme: Everhour wird über die Everhour-Website oder in einer der Webanwendungen Asana, Trello, Basecamp, Pivotal Tracker, JIRA oder GitHub genutzt, dabei wird direkt innerhalb der Fremdsoftware gearbeitet. Die Browsererweiterung dafür ist über Chrome, Firefox und Safari verfügbar.

Schnell und intuitiv: Zeit erfassen per Buzzer und im Handumdrehen.

Zwei clevere neue Ideen zum Thema sollen hier nicht unerwähnt bleiben: timebuzzer setzt einen Button zur Arbeitszeitmessung ein, ZEI° eine Art Würfel!

  • Die Zeiterfassung per Button läuft denkbar einfach: Sobald der handliche timebuzzer auf dem Schreibtisch berührt wird, öffnet sich timeBuzzer App. Durch Drehen des Buzzers kann man Projekte, Kunden oder Kostenstellen auswählen, die Aufzeichnung der Stunden erfolgt durch einfaches Drücken (für Windows und MacOS).
  • ZEI° dagegen funktioniert durch eine Bluetooth-Verbindung zum Computer oder Smartphone. Die acht Seiten des Oktaeders (also 8-seitigen Würfels) werden unterschiedlichen Aktivitäten und Projekten zugeordnet und dann entsprechend positioniert – je nachdem, welche Aktivität gerade getrackt werden soll (auch in gängige Zeiterfassungssysteme integrierbar).

Schattenseiten der digitalen Zeiterfassung: Vertrauen und Datenschutz.

So praktisch und sinnvoll die Time Tracking Tools auch sein mögen – es gibt natürlich auch kritische Stimmen. Aus juristischer Sicht wäre da das Thema Datenschutz: Nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist eine Dauerüberwachung der Arbeitnehmer nämlich unzulässig, ebenso die ständige Überwachung des Aufenthaltsortes.

Dazu kommt, dass eine 100%-Effizienz am Arbeitsplatz erwiesenermaßen unmöglich ist: Egal in welcher Branche ­– keiner kann acht Stunden am Tag konzentriert an einem oder mehreren Projekten arbeiten. Time Tracking Tools basieren jedoch auf der Annahme, dass das realistisch ist. Die Folge: Hat man einmal die Zeit nicht „gewinnbringend“ genutzt, muss man sie trotzdem irgendwo verbuchen. Sollen die Stunden jetzt nicht willkürlich eingetragen werden, hat das Unternehmen allerdings durchaus die Möglichkeit, den Mitarbeitern den benötigten Spielraum einzuräumen.

„Auszeit“ ist auch Zeit.

Solche Spielräume beruhen natürlich auf Vertrauen von beiden Seiten. So  lassen sich zum Beispiel im Zeiterfassungs-System durchaus Projekte wie „Organisation“, „Soziales“ oder auch einfach „Pause“ einplanen. Das entlastet die Mitarbeiter, nimmt den Zwang zur ständigen Effizienz und sorgt ganz nebenbei dafür, dass die auf Jobs gebuchte Zeit auch wirklich realistisch ist. Eine Win-Win-Situation also, die Time Tracking Systeme gleich ein bisschen menschlicher macht!

mit Prindo Ink Service Smart im Büro
Das Prindo Smart Office Magazin beschäftigt sich mit Trends, Innovationen und dem digitalen Wandel in der Arbeitswelt. Den damit verbundenen Herausforderungen begegnen wir mit dem Know-How eines europaweit tätigen Online-Fachhändlers für Tinte und Toner: Mit dem Prindo Ink Service entwickeln wir eine neue Plattform aus Services und Lösungen rund um das Druckermanagement im smarten Office.

Haben Sie Fragen, oder wollen mehr über den Ink Service erfahren? Kontaktieren Sie uns unter: +49 89 24880 9359 oder kontakt@prindo.de