Alles unter Kontrolle? Projektmanagement per App.

Trello, Asana & Co. sind für Selbstständige und Freelancer, aber auch für Unternehmer nicht mehr aus dem smarten Office wegzudenken: Als kostenlose Tools für das gemeinsame Projektmanagement bringen sie Struktur und Transparenz ins Büro. Zeit für eine Zwischenbilanz.

Wie wurden eigentlich Jobs organisiert, bevor es Projektmanagement-Lösungen für die Online-Verwaltung gab? Über Excel-Listen und E-Mail-Austausch? Oder sogar via To-Do-Liste im Notizbuch? Kaum vorstellbar: Es funktionierte. Dass digitale Projektmanagement-Lösungen das wesentlich eleganter hinbekommen, steht allerdings außer Frage. Denn schon die kostenlosen Versionen leisten Beachtliches.

Planen oder zusammenarbeiten?

Die Bandbreite der angebotenen Lösungen ist in den vergangenen zwei Jahren deutlich gewachsen. Wer sich entscheidet, sollte daher wissen, wo seine Prioritäten liegen und dass, vereinfacht gesagt, immer noch zwei Schwerpunkte bei den Programmen zu unterscheiden sind: Planung/ Organisation einerseits und Zusammenarbeit/ Kollaboration andererseits.

Tools der ersten Sorte verfügen über To-Do-Listen in unendlichen Varianten, Kalender und Task-Management-Funktionen. Bei Tools zur Kollaboration geht es um das gemeinsame Bearbeiten und Austauschen von Daten sowie um schnelle, unkomplizierte Kommunikation, z. B. über Chat und Messaging.

Wer die Wahl hat, hat’s nicht leicht.

Die meisten der heute angebotenen Projektmanagement-Lösungen verbinden beides und bieten damit vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Werfen wir einen Blick auf einige der beliebtesten Gratis-Tools, so wird schnell klar: Viele der grundlegenden Funktionalitäten sind heute Standard, ebenso wie z. B. iOS- und Android-Kompatibilität, Werbefreiheit und Synchronisierungsmöglichkeiten in der Cloud. Unterschiede gibt es trotzdem.

Kurz angerissen: von stylisch bis unendlich.

Trello, einfach und elegant, gehört zu den beliebtesten Projektmanagement-Tools und soll mittlerweile über 20 Millionen Benutzer haben. Seine bedienerfreundliche Oberfläche hat dem Dienst schon viele Fans beschert, und die können schon in der Basisversion relativ komplexe Funktionen zur Projektplanung nutzen.

Evernote dagegen wird aus gutem Grund auch als „Notiz-Service“ bezeichnet und besonders von Freelancern geschätzt: Schwerpunkt ist die Erfassung eigener Ideen und Gedanken, z. B. über Notizen, Grafiken, Adressen und Listen. Wie bei Trello ist das Teilen, Bearbeiten und Kommunizieren mit Dritten möglich, die Sharing-Funktionalitäten sind auf kleinere und größere Gruppen ausgelegt. Evernote-Fans betonen, dass umfangreiche, erklärungsbedürftige Aufgaben hier besonders gut zu bearbeiten sind.

Dagegen ist zum Beispiel die Projektmanagement-Lösung Meistertask offen für eine unbegrenzte Zahl an Nutzern und Projekten, und das immer noch kostenlos. An Features wird trotzdem nicht gespart, so dass hier auch personalintensivere Projekte gemeinsam bearbeitet werden können.

Andere hochleistungsfähige Tools – z. B. Asana, Todoist, Freedcamp oder Podio, um nur einige zu nennen – bieten unterschiedliche Extras in einer breiten Range. Hier gilt es genau zu überlegen, wo der Schwerpunkt liegen soll.

Auch was den Job erleichtern soll, ist manchmal schwer.

Mit dem Installieren der Dienste ist es allerdings nicht getan: Auch die Verwaltung kann aufwändig sein. Vor allem gilt es, die Listen wirklich konsequent zu pflegen, damit alle Beteiligten etwas davon haben und das Tool so effizient genutzt werden kann wie es gedacht ist. In größeren Gruppen kann das durchaus eine Herausforderung sein.

Die Folgerung, sich auf eine einzige Projektmanagement-Lösung zu konzentrieren, ist dabei nicht für jeden stimmig: Manche verwenden auch mehrere Tools parallel – zum Beispiel, indem sie Todoist für die zentrale Verwaltung und Evernote als unabhängige Ablage einsetzen. Es gibt zwar keine Schnittstellen zwischen den Apps, durch Verlinkungen können einzelne Aufgaben aber trotzdem verbunden werden.

Verwaltung analog: das Bullet Journal.

Interessant ist, dass das allgegenwärtige Management- und Organisationsbedürfnis auch vor dem papiernen Notizbuch nicht haltmacht: Seit längerem schon übertreffen sich bei Instagram Gestalter von sogenannten „Bullet Journals“ gegenseitig mit fein gezeichneten Mustern, Kästchen und Tabellen. Ziel ist auch hier die bessere (und stylische) Strukturierung alltäglicher Aufgaben – wenn auch in privaterem Rahmen und ohne Kollaborationsmöglichkeiten. Dass das Bullet Journal einfach eine Art illustriertes Notizbuch ist, tut der Begeisterung für diesen Trend keinen Abbruch.

Smart? Bildschirm trifft Papier.

Schon vor 3 Jahren haben sich Evernote und Notizbuch-Gigant Moleskine etwas ausgedacht, um die digitale Verwaltung mit von Hand geschriebenen Notizen zu verbinden: Das Evernote Smart Notebook. Damit sollen handschriftliche Skizzen und Ideen mit dem Smartphone aufgenommen und umgehend zum Speichern, Suchen und Teilen digitalisiert werden. So weit, so praktisch. Der Mehrwert für den Nutzer wird indes nicht so recht klar: Die Bildqualität wird zwar durch die „Evernote Page Camera“ automatisch optimiert, doch natürlich können handschriftliche Aufzeichnungen auch einfach so aufgenommen und in ein digitales Tool integriert werden. Vielleicht ein Grund, weshalb sich das Produkt nie wirklich durchgesetzt hat.

Sind wir dem Kontrollwahn verfallen?

Digitale Projektmanagement-Tools sind begehrt und unverzichtbar geworden, und das nicht nur im beruflichen Kontext. Der Wettbewerb ist groß, dabei werden die unterschiedlichen Produkte allerdings stets in ähnlicher Weise beworben: Nämlich als Möglichkeit, alles und jeden in unserem Alltag zu kontrollieren, im Blick zu behalten, im Griff zu haben. Wunderlist zum Beispiel wirbt auf der eigenen Website mit dem Versprechen: „ Wunderlist (...) erlaubt dir, dein Leben unter Kontrolle zu behalten.“  Was, könnte man fragen, heißt das denn im Umkehrschluss? Dass wir im Begriff sind, die Kontrolle über unser Leben zu verlieren? Und wenn ja, warum? Und vor allem: Können wir das wirklich allein durch das Installieren einer App lösen?

Unser Problem: Alles auf einmal und von allem zuviel.

Natürlich hat es Entwicklungen gegeben, die unser Arbeitsumfeld rasant verändert haben und tatsächlich bei dem einen oder anderen das Gefühl von Überforderung auslösen. Zum Beispiel die ungefilterte Informationsflut der Sozialen Medien, der wir auch im Job ausgesetzt sind, und die häufig nach sofortiger Reaktion und Bearbeitung zu verlangen scheint. Oder die Koordination unterschiedlicher Geräte und Prozesse, die immer komplexer zu werden droht. Oder Mitarbeiter, die nicht im Büro nebenan, sondern von Neuseeland aus arbeiten ... und und und. Kein Wunder, dass wir leistungsfähige Werkzeuge brauchen, um nicht den Überblick zu verlieren.

Erst fokussieren. Dann installieren.

Projektmanagement-Tools helfen da definitiv. Aber dabei sollte es nicht bleiben: Denn zunächst werden wir mit einem neuen Tool unsere Aufgaben lediglich verwalten. Die Komplexität dessen, was auf uns einstürmt, werden wir nicht unbedingt reduzieren. Genau das ist es jedoch, was wir langfristig für ein effizientes Arbeiten brauchen: Nicht noch mehr Unterpunkte und Kategorien, sondern weniger Gleichzeitigkeit und mehr Fokus.

Delegieren und Priorisieren: das Eisenhower-Prinzip.

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist ein Versuch, genau diese Differenzierung in den Joballtag zu integrieren. In diesem vor allem für Führungskräfte relevanten Ansatz geht es darum, anhand der Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ eine sinnvolle Abfolge in der Bearbeitung anstehender Aufgaben einzuführen. Durch vier Kombinationsmöglichkeiten wird hier jeder Aufgabe eine bestimmte Bearbeitungsart zugeordnet. Vor allem aber geht es darum, welche Jobs zu delegieren sind und welche selbst erledigt werden sollten. Der Schwerpunkt: Prioritäten ermitteln. Clevere Nutzer digitaler Projektmanagement-Tools setzten dieses Prinzip um, indem sie Aufgaben z. B. mit farbigen Filtern bzw. Etiketten versehen: wichtig + dringend/ wichtig + nicht dringend/ nicht wichtig, aber dringend/ nicht dringend + nicht wichtig.

Fazit: Weniger bringt mehr.

Auch wenn wir es gern hätten: Keine Projektmanagement-Lösung kann einem Selbstständigen oder Unternehmer das Entrümpeln, Fokussieren und Prioritäten setzen abnehmen. Wer es aber von vornherein schafft, Wichtiges von Unwichtigem (oder eben auch Wichtiges von Dringendem) zu trennen, kann mit solchen Lösungen viel Struktur in den unübersichtlichen Joballtag bringen. Dabei hilft es, sich auf höchstens ein bis zwei Tools zu konzentrieren, um nicht zusätzlich zum allgemeinen „Verwaltungs-Stress“ beizutragen. Wenn wir damit langfristig die Kontrolle über unser Leben und Arbeiten behalten, ist das die Installation unbedingt wert.

 

 

 

mit Prindo Ink Service Smart im Büro
Das Prindo Smart Office Magazin beschäftigt sich mit Trends, Innovationen und dem digitalen Wandel in der Arbeitswelt. Den damit verbundenen Herausforderungen begegnen wir mit dem Know-How eines europaweit tätigen Online-Fachhändlers für Tinte und Toner: Mit dem Prindo Ink Service entwickeln wir eine neue Plattform aus Services und Lösungen rund um das Druckermanagement im smarten Office.

Haben Sie Fragen, oder wollen mehr über den Ink Service erfahren? Kontaktieren Sie uns unter: +49 89 24880 9359 oder kontakt@prindo.de