Kooperation mit digitalen Freigeistern: Coworking Space als Chance für Unternehmen

Als Unternehmer einen Coworking Space zu eröffnen bedeutet mehr als die Vermietung leerer Schreibtische. Ein Arbeitsmodell mit vielen Varianten.

Das Prinzip: Teile und wachse

Es klingt einfach, profitabel und vielversprechend: Mitarbeiter sind verfügbar, wenn sie gebraucht werden, und kümmern sich ansonsten als Freiberufler selbst um Rente, Kranken- und Sozialversicherung. Ist gerade nichts zu tun, erledigen sie eigene Projekte. So funktioniert, grob verkürzt, das Prinzip Coworking. Wer es jedoch auf Mitarbeiter-Sharing reduziert, vergisst das Wichtigste: die Gemeinschaft aus unabhängigen Laptop-Workern, die sich nicht nur durch Ideen und Know-How wechselseitig bereichern, sondern auch regelrechte Symbiosen ermöglichen, von denen beide Partner profitieren.  

Der Blick über den Tellerrand macht Coworking erfolgreich

Dass alles günstiger und effizienter wird, wenn es geteilt und gebündelt wird, ist offensichtlich. So eine unternehmerische Symbiose gilt für Kreativkräfte, aber auch für Skills wie Server- und Druckerverwaltung, IT-Support und buchhalterische Aufgaben –eine Win-Win-Situation, die dem konventionellen Büro vor allem an Flexibilität weit überlegen ist. Vor allem aber ist es der Blick über den eigenen Tellerrand, der für Unternehmen immer wichtiger wird, wenn sie in Zeiten digitaler Omnipräsenz mitmischen wollen: ein Blick, den oft erst der inspirierende Mix aus Mitwirkenden unterschiedlichster Richtungen ermöglicht.

It works! Smarter arbeiten im Coworking Space

Wer vor zehn Jahren noch glaubte, Coworking sei ein kurzlebiger Trend der digitalen Prenzelberg-Szene, weiß es heute besser: Das Konzept hat sich längst seinen Platz in der Arbeitswelt erobert. Ein Leitfaden für Sympathisanten und solche, die es werden wollen.

Coworking ist kein Gemeinschaftsbüro

Sondern weit mehr als das: ein Mix aus Lebensart, digitalem Zeitgeist und kreativem Gestaltungswillen. Gleichzeitig ist Coworking eine Arbeitsform, die auf vorteilhafte Synergien und pragmatische Lösungen für Freelancer, Startups und Kreative setzt – und sich bewährt hat. Laut einer Studie des Onlinemagazin deskmag mieteten sich 2016 rund 835.000 Menschen weltweit in einem Coworking Space ein, um die Vorteile eines offenen Büros und flexiblen Arbeitsplatzes zu nutzen. Für 2017 wird ein Zuwachs von weiteren 41% erwartet.* Was also macht die Bewegung so reizvoll?

Erstens: Günstige Mieten. Und zwar da, wo was los ist

Sich Küche, Netzwerk, Büro- und Konferenzräume zu teilen ist immer noch ein unschlagbares Argument. Denn horrende Büromieten in den begehrten Metropolen überfordern nicht nur Freelancer und Start-Ups: Sogar Berlin, vormals die Rettungsinsel für alle Unternehmen mit großen Ideen und kleinem Budget, hat sich längst angepasst. Ein eigenes Büro ist nur noch im Nirgendwo erschwinglich – da, wo man zur nächsten Autobahnzufahrt eine Stunde braucht.

Zweitens: Wer teilt, hat mehr vom Arbeiten. Und vom Leben

Andererseits ging es beim Coworking von Anfang an nicht nur ums Geld. Sondern auch darum, Kenntnisse und Kompetenzen auszutauschen und langfristig Netzwerke aufzubauen. Davon profitieren alle – und das betrifft nicht nur den Wissenstransfer, sondern oft auch personelle Ressourcen: „Mitarbeiter-Sharing“ zum Beispiel lohnt sich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter selbst. Denn für sie heißt das auch: mehr Abwechslung, mehr Inspiration und interessante Kontakte.

Drittens: Lieber kurz fragen als lange googeln

Oft sind es Kleinigkeiten, die den Freiberufler wertvolle Zeit kosten. Probleme, die im Coworking Space längst schnell und unkompliziert gelöst wären, egal ob es um IT-Angelegenheiten geht oder um die Frage, wann und wie man zahlungsunwilligen Kunden die erste Mahnung zustellen sollte. Irgendeiner im Coworking Space weiß immer Bescheid – und hilft gern. Nebeneffekt: Alle lernen dazu und können eigentlich täglich ihren Horizont erweitern.  

Viertens: Flexible Kosten, flexible Fristen

Einen Schreibtisch mieten oder gleich die Option auf repräsentative Konferenzräume. Tageweise mieten oder ein preisgünstiges Abo abschließen, Jahre bleiben oder auch nur ein paar Wochen: Kaum ein Arbeitsplatz ist so flexibel zu handhaben wie ein Coworking Space. Und das ist ein klares Argument für alle, die sich ungern festlegen oder Lust haben, viele spannende Optionen auszuprobieren.

Wer die Wahl hat, wird überrascht sein

Coworking hat sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. 2005 erstmals etabliert, gibt es Coworking Spaces heute für jeden Bedarf: So richtet sich zum Beispiel das New Yorker „New Women Space“ ausschließlich an Frauen. Und im „Transistor“ in Berlin – mit Fokus auf Fintech/ Blockchain – kann man seine Miete sogar in Bitcoins zahlen. Drei bekannte Coworking Spaces in Deutschland zeigen, wie unterschiedlich das Konzept interpretiert werden kann:     

Der Vorreiter: Betahaus (Berlin, Hamburg, Barcelona, Sofia)

Mit dem Betahaus eröffnete 2009 der erste Coworking Space in Deutschland, der sich auch so nannte. Mittlerweile hat sich dort viel getan: Neben Coworking-Flatrates für jeden Geldbeutel gibt’s vielfältige Events rund um die Digital- und Kreativwirtschaft, eine betahaus Academy mit innovativen Workshops und ein erfrischend gemischtes Publikum aus Freiberuflern, Startups und Unternehmen.

Coole Community: Mindspace (HH, Berlin, TelAviv)  

Erst 2015 brachte der israelische Anbieter Mindspace seine Büros nach Deutschland. Hier sollen laut Aussage der Gründer auch die angesprochen werden, die nicht unbedingt zu den klassischen Coworking-Kunden zählen. Denn bei Mindspace ist alles etwas teurer und designiger – dafür fangen aber die Extras bei der Kaffeelounge erst an: Es gibt IT-Servicemanager, die sich um digitale Anliegen kümmern, eine Mindspace-App und Mindspace-Community, exklusive Networking-Events, kostenlose Nutzung von Mindspace-Fahrrädern für Mitglieder und und und ...

Kreative mit Philosophie: St Oberholz (Berlin)

Laut Gründer Ansgar Oberholz ist das St Oberholz eines der wenigen Coworking Spaces in Berlin, das über eine Philosophie verfügt: Man sieht sich hier in der Nachfolge der Kaffeehauskultur, die schon vor 100 Jahren Intellektuelle in ihren Bann zog und zum kreativen Austausch mit Gleichgesinnten inspirierte. Eine gelungene Mischung aus digitaler Avantgarde und Tradition.

Was passt und was für Interessierte zählt

Wer mit einem Coworking Space liebäugelt, sollte sich zuvor gut informieren und in Ruhe umschauen. Wichtige Kriterien können dabei sein:

  • Eigener Schreibtisch oder nicht? Ohne ist es oft günstiger: Wer kommt, sucht sich einen freien Platz. Aber das ist natürlich nicht für jeden eine Option.
  • Die Öffnungszeiten. Nachtarbeiter oder früher Vogel? Auch darauf kommt’s an. Manche Spaces haben sogar durchgehend geöffnet.
  • Die Kollegen. Manch einer telefoniert viel, andere brauchen Ruhe. Manche lieben es, allabendlich gemeinsam zu kickern, andere trennen ihre Freizeit gern vom Beruf. Alles Dinge, die wichtig sein können.
  • Networking. Manche Branchen bieten sich für eine Zusammenarbeit an, andere nicht so. Also gut hingucken, wer da noch so arbeitet.
  • Und dann noch ... Café, Schließfach, Kicker & Co. – es wird immer luxuriöser in den Spaces, aber nicht alles ist für jeden reizvoll. Manche Coworking bieten sogar Übernachtungsmöglichkeiten an.

Darf’s ein bisschen mehr sein? Coworking international

Wer vom „Digital Native“ zum digitalen Nomaden werden will, hat weltweit Möglichkeiten. Auf Seiten wie opencoworking.org und www.sharedesk.net werden Coworking Spaces international angeboten und „ausgetauscht“. Coworker aus aller Welt kommen auch bei Google in der Coworking Google Group zusammen, um zu diskutieren, Erfahrungen zu teilen und neue Coworking Spaces zu entdecken.

Aufsteigende Tendenzen – und ein Ende ist nicht abzusehen

Die deskmag Untersuchung zeigt es deutlich: Coworking Spaces werden immer vielseitiger und größer. Während 2015 noch fast jeder vierte Coworking Space weniger als 10 Mitglieder hatte, so lag der Anteil dieser „Kleinen“ im vergangenen Jahr nur noch bei 12%. Beruhigend für alle, die entspannt arbeiten wollen: Trotz steigender Nachfrage kommt in den neuen großzügigen Coworking Spaces kein Gedränge auf – durch die unterschiedlichen Arbeitszeiten waren 2016 die Kapazitäten dort zu knapp 60% gleichzeitig ausgelastet.**

Die Entwicklung des Modells Coworking in den nächsten Jahren bleibt mit Sicherheit spannend. Mehr Spezialisierung, mehr Weiterbildungsangebote, mehr internationales Teamwork? Eins steht fest: Ein „mehr“ wird es auf jeden Fall.

Mein, dein, unser Schreibtisch – ist der eigene Arbeitsplatz noch zeitgemäß?

Die Münchner Microsoft-Zentrale macht’s vor: Es geht auch ohne eigenen Schreibtisch! Ein Konzept, das Anforderungen an die räumliche und konzeptionelle Gestaltung der Büro-Umgebung stellt.

Die Erinnerung ist noch frisch: Von heute auf morgen ließ unsere Unternehmensleitung verkünden, man fahre ab sofort eine „Clean-Desk-Policy“. Hieß im Klartext: kein Papierchaos neben der Tastatur, keine angebrochenen Lakritztüten auf der Arbeitsplatte, keine Sticker auf dem Rechner und bloß keine Kinder- oder Hochzeitsfotos. Ein Aufschrei ging durchs Großraumbüro. Proteste wurden kundgetan und Fragen laut: Sollte jetzt wirklich alles weg? Oder sollte abends das gesammelte Equipment weg- und morgens wieder aufgebaut werden? Und wenn ja, wohin mit dem Kram, der üblicherweise den Schreibtisch dominiert?

Clean-Desk-Policy: Schreibtisch ist ja auch ein Stück Heimat

Es ist ja nicht so, dass wirklich alles dringend nötig ist, was so auf dem Schreibtisch lagert. Ganz abgesehen davon, dass die meisten Papierstapel auch digital verfügbar (aber nicht so schön haptisch) sind, ist vieles davon Deko und dient dem Zuhause-Gefühl im Büro. Und da scheiden sich auch schon die Geister: Ausdruck von Individualität, sagen die einen – seinem Platz den eigenen Stempel aufdrücken zu wollen, sei eben menschlich. Überflüssig, finden die anderen: Die Politik des leeren Arbeitsplatzes solle helfen, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Sich bloß nicht ablenken zu lassen.

Büro ohne eigenen Schreibtisch? Schon lange keine Ausnahme mehr

Teilzeitkräfte, die sich Job und Schreibtisch teilen, standen der „Clean-Desk“-Ansage unseres Unternehmens übrigens wesentlich aufgeschlossener gegenüber als die „alten Hasen“ der Firma. Dennoch ließ sich das neue Prinzip nicht lange durchhalten: Zwei Wochen, dann waren die Schreibtische wieder flächendeckend mit individuellen Notwendigkeiten bestückt. Allerdings hatte das Kapitel unter den Kollegen eine weitere Diskussion ausgelöst: Was, wenn keiner mehr einen eigenen Schreibtisch hat? Anfang vom Ende oder Zeichen einer ganz neuen Arbeitskultur? Schließlich setzen seit einiger Zeit nicht nur die großen Silicon Valley-Unternehmen, sondern zunehmend auch innovative deutsche Firmen auf das freie Rotationsprinzip beim Arbeiten ...

Wer von überall arbeiten kann, ist auch im Büro flexibel

Dass der feste Schreibtisch dank digitaler Kommunikations- und Arbeitsmittel schon lange kein Muss mehr ist, hat sich mittlerweile bis ins letzte Kleinstadtbüro herumgesprochen. Dennoch tun sich viele Unternehmen schwer damit, auf die konventionelle Sitzordnung zu verzichten. Die Global Player sind da schon experimentierfreudiger – allen voran diejenigen, die sowieso aus dem Computer- und IT-Bereich kommen: Mit der 2016 eröffneten Microsoft Zentrale in München sieht sich das Unternehmen als Vorreiter des neuen Prinzips. Und das entpuppt sich bei näherem Hinsehen als gar nicht so unpersönlich wie viele vermuten würden.

Bei Microsoft ersetzt der „Smart Workspace“ den Einzelplatz

Die Erkenntnis, die dem Verzicht auf den eigenen Schreibtisch im Unternehmen Microsoft zugrunde liegt, leuchtet schnell ein: Vereinfacht gesagt geht man von verschiedenen Arbeitssituationen aus, in denen sich der Mitarbeiter während seines Arbeitstages befindet. Diese erfordern unterschiedliche gestalterische und räumliche Konstellationen, die den starren Schreibtisch ersetzen. Dieses Raum- und Ausstattungskonzept wurde von Microsoft gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO (Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation) entwickelt und setzt auf offene Strukturen, die maximal flexibel genutzt werden können.

Bereiche für Diskussion, Brainstorming, klassisches und konzentriertes Arbeiten

Im „Smart Workspace“-Konzept unterscheidet das Unternehmen vier Bereiche:  

  • Share & Discuss Workspace
    Ein Bereich, in dem gemeinsam Ideen entwickelt werden können. Kommunikation, Diskussion und Dialog stehen hier im Fokus.

  • Converse Workspace
    Die Flächen des Converse Workspace sind vorgesehen für gemeinsame Projektarbeit, Austausch und Teamwork in wechselnden Konstellationen.

  • Think Workspace
    Hier hat der Einzelne die Möglichkeit, sich zurückzuziehen, um hochkonzentriert in den Sesseln und Lounges des abgeschotteten  „Quiet Space“ zu arbeiten.

  • Accomplish Workspace
    Auch hier geht es ruhig zu. Der Accomplish Workspace entspricht mit seinen klassischen Schreibtischen am ehesten der Büroarbeit, wie wir sie kennen.

„Work-Life-Flow“ statt „Work-Life-Balance“

Die „Smart Workspaces“ sind in Verbindung mit Vertrauensarbeitszeit und fließenden Grenzen zwischen Abteilungen und Hierarchieebenen zu sehen. Als Gesamtkonzept soll das dazu führen, so Sabine Bendiek, Vorsitzende der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland, dass Job und Privatleben entspannter kombiniert werden können:

„Wir lösen die „Work-Life-Balance“ durch das Konzept des „Work-Life-Flows“ ab: Jeder Mitarbeiter kann seinen Alltag selbstbestimmt mit fließenden Übergängen gestalten, statt einer starren Verteilung von Arbeits- und Privatleben – das ermöglicht natürlich viel mehr Flexibilität, um den geschäftlichen, den privaten, den familiären Alltag zu organisieren.“***

Wo man sich wohl fühlt, wird der eigene Schreibtisch unwichtig

Dass der Verzicht auf den eigenen Schreibtisch bei einer attraktiven Arbeitsumgebung, wie sie die Microsoft Zentrale bietet, durchaus zu verschmerzen ist, leuchtet ein. Klar ist aber auch, dass das Umfeld stark auf die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe im Unternehmen abgestimmt sein muss, um eine vertraute und angenehme Gesamtumgebung  zu schaffen – sozusagen als Ausgleich.

Udo-Ernst Haner vom Fraunhofer Institut, der das Konzept für das neue Microsoft-Gebäude mit entworfen hat, spricht dazu in einem Spiegel-Interview** über Faktoren, die für das Funktionieren eines solchen Modells wichtig sind:

  • Attraktive Gestaltung des Büro-Umfelds: In einem ansprechenden Arbeitsumfeld muss der Einzelne nicht mehr individuell dekorieren, um sich wohl zu fühlen.

  • Integration der Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess: So werden die Vorteile der neuen Arbeitsumgebung schneller erkannt, die Identifikation mit dem neuen Konzept gestärkt.

  • Stark digitalisierte Arbeitsabläufe: Eigentlich logisch, dass digitale Tools und Prozesse die Basis sein müssen.   

Sonderregelungen für die Chefs, so Haner, gibt es dabei nicht: Auch sie haben keinen persönlichen Sitzplatz mehr im Unternehmen, sondern können lediglich ein Schließfach für ihre Habseligkeiten nutzen. Dass die „Clean-Desk-Policy“ für den Microsoft-Mitarbeiter kein Problem ist, wundert niemanden – manches fällt ohne eigenen Schreibtisch eben auch leichter!

Leere Schreibtische zu vermieten ist noch lange kein Coworking

Das Konzept Coworking Space lässt heute eine große Bandbreite zu: Will ich als  Unternehmen eine Coworking-Fläche bieten, so nutze ich das Modell, um möglichst flexible Mitarbeiter zu akquirieren. Stelle ich mich ausschließlich als Betreiber eines Coworking Space auf, wird das Prinzip selbst zur Geschäftsidee. Die Herausforderungen sind ähnliche. Es gilt, sich mit unterschiedlichsten Aspekten auseinanderzusetzen:

  • Das Konzept. Wie stelle ich mir das Zusammenwirken vor, was kann ich anbieten, welche Kriterien sollten die Mieter erfüllen? Hier ist eine klare Linie das A und O.
  • Die Organisation. Wer erledigt das? Ein Coworking Space braucht Leute, die sich auch darum kümmern. Das kann man sich teilen oder bündeln, je nach Betriebsstruktur und -philosophie.
  • Die Preise. Preise für Pauschal- und Einzelleistungen sollten sich neben den Fixkosten an der Zielgruppe und der Konkurrenz orientieren. Wichtig: Kurze Kündigungszeiten sind ein Muss!
  • Die Ausstattung. Ob originell recycelte Paletten-Möbel oder Designer-Mobiliar: Die Ausstattung spiegelt den „Spirit“ wider und sagt viel über die Ausrichtung und  Philosophie eines Unternehmens aus. Wichtig: Geräte- und IT-Ausstattung wie z. B. PCs, Drucker etc. sollte sich am neuestem Stand der Technik orientieren.
  • Der Ort. Eine gute Erreichbarkeit muss sein, dafür dürfen Räumlichkeiten aber auch gern mal im Hinterhof liegen. Und am besten dort, wo die Zielgruppe unterwegs ist.
  • Die Räume. Offene Räume, Trennwände oder ein Mix aus Interaktions- und Rückzugsbereichen – hier sind Zielgruppe und Arbeitsphilosophie entscheidend.
  • Die Community. Netzwerken und Social Media aktivieren, bloggen, posten, liken: Ohne das geht’s nicht.  Denn so sammelt man Mitstreiter und Informationen, noch bevor Räumlichkeiten gemietet sind. Wichtigster Faktor: Authentizität und Transparenz.
  • Die Tools. Facebook und Online-Tools sind die besten Freunde der Coworking-Manager. Eine deskmag Untersuchung 20161 machte sechs Spitzenreiter unter den Anwendungen aus: Google, Slack, Facebook, Cobot und Nexudus (beide mit fast maßgeschneiderten CRM-Lösungen für Coworking-Umgebungen) und Trello (als multifunktionales Projektmanagement-Tool).

Und jetzt: flexibel bleiben und Entwicklung zulassen

Ist das Konzept rund und der Space angemietet, läuft noch lange nicht alles von selbst. Manches wird ausprobiert, verworfen, geändert, neu definiert werden – und das ist gut so. Wer dafür nicht die Nerven hat, ist im Coworking nicht gut aufgehoben. Fest steht: Die Erfolgsfaktoren sind andere als die, mit denen bislang in der Wirtschaft gepokert wurde. Die Ansprüche der digitalen Pioniere sind hoch, und je klarer ein Konzept ist, desto höher die Chancen auf einen optimalen Workflow.

Die Prognosen sprechen für sich

Die Ergebnisse einer Studie des Onlinemagazin deskmag2 stimmen optimistisch: Die Betreiber von Coworking Spaces sehen weiterhin viel Potential für die nächsten Jahre. Zwei von Dreien – vor allem die größeren mit mehr als 30 Mitgliedern – möchten im Jahr 2017 expandieren. 85% der Betreiber erwarten eine steigende Zahl von Mitgliedern und zumindest 78% höhere Erträge als im Vorjahr.  Daneben steigt die Zahl derer, die das Geschäft um neue Angebote erweitern, zum Beispiel mit Events, Übernachtungsmöglichkeiten oder gastronomischen Extras.

Wer offen bleibt, kann jetzt Neuland erobern

Der Markt ist da. Gleichzeitig  entwickeln sich immer mehr Spielarten des Prinzips Coworking – zum Beispiel das Berliner Startup CodeControl, Marktplatz für Entwickler und Designer: Das Management des Unternehmens wirbt damit, nur ausgewählte Anwärter in seinen Entwickler-Pool aufzunehmen, die sich dann auf Kosten der Firma in einem von 45 Coworking Spaces in ganz Europa einmieten können. Das feste Büro? Entfällt. Deutlich wird auch hier, dass noch viel Raum für maßgeschneiderte Arbeits- und Kooperationsmodelle bleibt – und die sind für Unternehmen sicher ebenso interessant wie für Freiberufler.

 

* An der Untersuchung, die 2016 zum 7. Mal stattfand, nahmen 1876 Coworking-Betreiber und -Nutzer teil. Sie wurde zwischen dem 9. 11. Und 23. 12. 2016 durchgeführt.

 

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