Geht doch! Schritt für Schritt ins Büro der Zukunft.

Deutscher Büroalltag – ein Thema voller Gegensätze: Während man sich im hippen Berlin beim Soja Macchiato inspirieren lässt und nebenbei mit den Kollegen chattet, scheinen die neuen Working Concepts an so manchem Mittelstands-Büro spurlos vorbeizugehen. Muss das sein?

Keine Frage, der Arbeitsmarkt hat sich rasant verändert. Wir arbeiten mit der Cloud statt mit dem Leitz-Ordner, delegieren Jobs via App und wissen mittlerweile, dass der eigene Schreibtisch kein Indiz mehr sein muss für unseren Status im Betrieb. Das klassische 9-to-5-Modell stößt heute ebenso an seine Grenzen wie die traditionelle Büroarchitektur. Smarte Workspace-Strategien werden entwickelt, vernetzte Büropaläste wie das The Edge in Amsterdam setzen neue Maßstäbe. Zu glauben, diese Bewegung hätte sämtliche Büros in Deutschland erfasst, ist dennoch ein großer Irrtum: Viele mittelständische Betriebe versperren sich zwar dem digitalen Fortschritt nicht, unterschätzen aber die Relevanz der veränderten Medien- und Arbeitswelt.

Im deutschen Büro herrscht Aufholbedarf.

Rund 17 Millionen Erwerbstätige zählen wir aktuell in Deutschland, etwa 40 Prozent davon arbeiten in Büro-Umgebungen. Dort allerdings fehlt es häufig an den Bedingungen für effizientes, kreatives Arbeiten und am kommunikativen Austausch, aus dem sich neue Ideen und produktive Entwicklungen ergeben könnten: Technologische und gestalterische Möglichkeiten werden nicht ausgereizt, weil die Verantwortlichen sie oft als zu teuer, zu umständlich oder einfach als unnötig betrachten.

Die typische Büro-Architektur ist immer noch der lange Flur mit abgeschlossenen Räumen rechts und links, mal mit nur einem Schreibtisch, mal mit mehreren Arbeitsplätzen: Eine Gestaltung, die zwar Rückzugsmöglichkeiten und eine ruhige Arbeitsatmosphäre bietet, aber die Kommunikation zwischen den Beschäftigten nicht unbedingt fördert. Ganz zu schweigen vom Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen, der ja traditionell noch eine Idee schwieriger sein kann. Der Faktor Kommunikation und Zusammenarbeit jedoch ist oft der entscheidende Schlüssel, wenn es um Innovation geht.

Nicht alles muss neu, aber vieles überdacht werden.

Es geht nicht darum, Bewährtes komplett über den Haufen zu werfen. Doch die Notwendigkeit, sich z. B. auf mobile Kommunikationskanäle, vor allem aber auf die Ansprüche der Generation Y als attraktive Arbeitnehmer einzustellen, nimmt stetig zu. Auch wenn ein mittelständischer Betrieb kaum mit den schillernden Arbeitswelten der Silicon Valley-Unternehmen konkurrieren kann (und sollte): Einiges muss sich verändern, wenn wir konkurrenz- und zukunftsfähig bleiben wollen. Manches nur im Kopf, anderes ganz konkret im Arbeitsalltag.

Erstens: Mobile Endgeräte und Apps in den Workflow integrieren!

Nicht nur in der Startup-Szene am Prenzlauer Berg ist das Smartphone das Lieblingstool des modernen Arbeitnehmers. Die Technologie bestimmt überall die Richtung: Cloud und Apps definieren zunehmend den Büroalltag, egal in welcher Branche. Und die mobilen Endgeräte verfügen über Apps – wie z. B. die klassischen Online-Verwaltungstools – , durch die sich immer häufiger der feste PC ersetzen lässt. Auch im Büro. Eine Entwicklung, die dem Unternehmen einiges an Kosten für teures Computer-Equipment ersparen kann: Wichtig ist es vor allem, die User-Endgeräte über Cloud und/oder Server zu vernetzen und sicherzustellen, dass Zugriffsmöglichkeiten sinn- und planvoll geregelt werden. Dass man dann auch gleich auf den eigenen Schreibtisch verzichtet, weil sich fast alles mobil erledigen lässt, ist nicht unbedingt die logische Konsequenz – und in vielen Büros auch gar nicht möglich.

Sicher ist: Die Apps der Zukunft werden immer stärker auf die Arbeitsabläufe und Funktionen einzelner Sachbearbeiter zugeschnitten sein. Apps wie das automatisierte Nachbestellen von Druckersupplies sind dabei erst der Anfang. Für Unternehmen ist genau das die Chance, nicht nur fokussierter, sondern auch deutlich zeitsparender zu arbeiten.

Zweitens: „Smart Worker“ sind unverzichtbar.

Als sogenannte „Smart Worker“ hat die neue Generation der Arbeitnehmer eine ausgeprägte Affinität zu digitalen Technologien und Kommunikationsmitteln. Soziale Medien und deren Einsatzmöglichkeiten sind für sie ein Heimspiel, ihr Know-How macht sie unverzichtbar für die Wirtschaft: Sie können schneller relevante Daten zusammentragen, einsetzen und für ein Unternehmen nutzbar machen. In Kombination mit dem unternehmerischen Wissen langjähriger Mitarbeiter schaffen sie Mehrwerte und sorgen für wertvolle Impulse. Dass diese „Smart Worker“ Ansprüche an ihren Job und ihre Arbeitsumgebung haben, sollte jedem Unternehmen klar sein. Ergo: Anreize schaffen lohnt sich!

Drittens: Bewegung im Betrieb bringt Bewegung in den Kopf.

Nein, Home Office und das Arbeiten im Cafe ist bei weitem nicht für jeden Betrieb die Lösung. Aber es gibt vieles dazwischen – und darum geht es: Durch Laptop und Smartphone ist heute in vielen Branchen der feste Schreibtisch kein Muss mehr und das flexible Arbeiten eine echte Option. Nicht nur die Silicon Valley-Unternehmen, sondern auch junge Startups und Coworking Spaces zeigen, dass unkonventionelle Konzepte und produktiver Output kein Widerspruch sind. Im Gegenteil: Neues inspiriert, Bewegung regt an!

Dazu gehört, dass im Betrieb genug Raum vorgesehen ist für Austausch und das gemeinsame Entwickeln von Ideen. Wenn gerade keine hippe Lounge vorhanden ist, geht das manchmal sogar im Park. Und warum nicht einfach mal den Arbeitsplatz und damit die Perspektive wechseln? Oder mit Tools wie der Catchbox ein bisschen Schwung in die ewig gleichen Workshops bringen? Hauptsache, es kommt Bewegung in starre Muster und Abläufe.

Die Trends im Büro: mehr Offenheit, mehr Vernetzung , mehr Flexibilität.

In der Gestaltung von Büro-Umgebungen setzt man heute mehr und mehr auf Abwechslung. Und das hat seinen Grund: Ein inspirierendes Arbeitsumfeld macht kreativer, produktiver und letztlich zufriedener. Die wichtigsten Stellschrauben:

 

  • Variieren! Wo Büros immer gleich konzipiert, gestaltet und genutzt werden, zieht Langeweile ein.
  • Zum Zusammentreffen einladen! Wenn es Möglichkeiten gibt, sich auch außerhalb der Jobroutine zusammenzusetzen und zu diskutieren, kann überraschend Neues entstehen. Das können offene Sitzecken sein oder auch ein Tresen mit Espresso-Maschine.
  • Räume öffnen! Das fördert den Austausch, die Begegnung und das Betriebsklima.
  • Rückzugsräume schaffen! Wer den ganzen Tag zusammen arbeitet, braucht auch ein wenig Privatsphäre. Oft reichen da schon separate Nischen, in denen jeder ab und zu ganz für sich sein kann.
  • Inspiration holen! Viel Input von außen zuzulassen schafft Motivation und ein besseres Arbeitsklima. Zum Beispiel durch Vorträge und Diskussionen mit Gästen aus anderen Branchen oder eine interessante Film-Doku zwischendurch.
  • Kommunikation fördern! Das hat viel damit zu tun, wie Räume ein- und Tische ausgerichtet werden. Und kann schon damit beginnen, dass Räume gemeinsam umgestaltet werden.

Fazit: Lust auf Experimente? Macht doch mal!

Startup-Kultur, neue Workspace-Konzepte und Digitale Nomaden sind die Vorreiter des digitalen Wandels im Arbeitsleben. Sich dem gänzlich zu verschließen, heißt wertvolles Potential zu verschenken! Zwar kann und will nicht jeder Mittelstands-Betrieb zum Silicon Valley-Unternehmen und nicht jedes Kleinstadt-Büro zum Hauptstadt-Startup werden. Aber auch kleine Schritte können große Veränderungen in die Wege leiten – und manchmal geht es einfach nur darum, irgendwo anzufangen.

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