Umschläge und Versandartikel

In einem gut funktionierenden Büro gibt es eine Menge Schriftverkehr. So gut wie jeden Tag bringt der Postbote wichtige Briefe und mit Sicherheit gibt es so einige Schriftstücke, die verschickt werden müssen. Manchmal handelt es sich sogar um ganze Ordner, die einen etwas längeren Versand antreten und unversehrt beim Adressaten ankommen sollen.

Verschiedenste Umschläge und weitere Versandartikel stehen dem jeweiligen Büroverkehr zur Verfügung, um eben solche Aufgaben angehen zu können und zu meistern. Unterschiedliche Arten von Briefumschlägen und weitere Utensilien sind ebenso wichtig, wie das Paketband, um eine etwas größere Versandtasche verschließen zu können.

Wichtige Versandartikel für das eigene Büro

Letztendlich gibt es eine Menge an Artikeln, die für einen einwandfreien Versand von Dokumenten sehr wichtig sind. Folgende gehören dazu:

Natürlich gibt es von den meisten Versandartikeln noch unterschiedliche Arten und Formen. Schließlich steht Ihnen nicht nur eine Möglichkeit an normalen Briefumschlägen zur Auswahl. Es gibt mehrere Arten von Umschlägen, die sich für Ihr Büro eignen können:

  • normaler, rechteckiger Briefumschlag
  • DIN-A4-Briefumschlag
  • Umschlag mit Fenster
  • Umschlag ohne Fenster
  • Versandtaschen mit Fenster
  • Versandtaschen ohne Fenster
  • Briefumschläge in der Größe DIN C6

Briefumschlag ist also nicht gleich Briefumschlag. Ein gewisses Portfolio an Umschlägen sollte sich in jedem gut sortierten Büro finden lassen, damit unterschiedliche Arten von Briefen und Dokumenten einwandfrei und unversehrt verschickt werden können.

Alles, was zum Versenden wichtig ist

Der Fokus liegt jedoch trotzdem nicht nur auf dem Briefumschlag oder dem Karton, mit dem beispielsweise ein Aktenordner verschickt werden soll. Jene Pakete und Umschläge müssen außerdem ordnungsgemäß verpackt werden. Es ist ratsam, für größere Pakete und Sendungen Verpackungsband zu verwenden, damit sich das Paket unterwegs nichts versehentlich öffnet.

Mit einem Packbandroller können Sie dieses Klebeband perfekt anbringen und Ihren Karton oder Ihre größere Versandtasche verschließen. Dies ist bei normalen Standardbriefen nicht nötig, denn normalerweise haben solche Briefumschläge einen Klebestreifen, mit dem sich der Brief verschließen lässt.

Doch für Versandtaschen und größere Briefe sollte je nach Dokument auch Tesafilm zum Einsatz kommen, um die Sendung so sicher wie eben möglich verschließen zu können. Besonders wichtige und heikle Unterlagen sollen schließlich so schnell und sicher wie möglich beim Adressaten ankommen. Sollte es sich bei Ihrem Brief um ein etwas sperriges Dokument handelt, kann es sich als nützlich erweisen, weiteres Verpackungsband oder etwas mehr Tesafilm als üblich zu verwenden.

Ein guter Tipp: Sie selbst erhalten mit Sicherheit eine Menge Pakete oder Briefe in Ihrem Büro. Nehmen Sie sich an selbst erhaltenen Sendungen ein Beispiel. Besonders wichtige Dokumente sind in der Regel extra verschlossen oder kommen in einem speziellen Versandpaket an. Eben solche Versandartikel sollten Sie ebenfalls nutzen, wenn es sich um ähnlich prägnante Dokumente und Papiere handelt. Dadurch versichern Sie nicht nur dem Empfänger, dass alles reibungslos abläuft, sondern auch Ihnen selbst.

Briefumschläge für unterschiedliche Dienste

Letztendlich kennen Sie bestimmt schon selbst sehr viele Arten von Briefumschlägen, bevor Sie überhaupt damit anfangen, in einem Büro zu arbeiten. Ihnen stehen für den Versand eine Menge Variationen zur Verfügung, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen. Eine kleine Auswahl verschafft Ihnen einen besseren Überblick:

  • Normale Standardbriefe mit einer Nachricht, gerne auch einer Rechnung oder ähnliches, werden in der Regel in einem handelsüblichen Briefumschlag versendet. Jene stehen Ihnen mit einem Fenster oder auch ohne zur Verfügung. Je nach Aufmachung des Schriftstücks lohnt es sich, einen Briefumschlag mit Fenster zu verwenden, denn dann stehen die wichtigsten Informationen des Empfängers für den Postboten in dem vorgefertigten Fenster. Sollte dies nicht besonders wichtig sein, können Sie jedoch auch einen Briefumschlag ohne Fenster nutzen und von Hand die Adresse des Empfängers notieren. Verwenden Sie dann aber die richtige Stelle, denn sonst schicken Sie sich den Brief noch selbst zu, nachdem Sie ihn in den Briefkasten geworfen haben.
  • Normale Briefe werden in der Regel gefaltet und passen auf diese Art und Weise in den Briefumschlag. Es gibt aber wichtige Dokumente, die keinesfalls gefaltet werden sollten, wie beispielsweise Verträge oder andere Sendungen. Hier eignet sich ein Briefumschlag, der bestens für Nachrichten und Dokumente geeignet ist, die in „DIN-A4“-Größe daherkommen. Dadurch müssen Sie das Papier nicht falten und ersparen sich außerdem unschöne Kanten und Knicke, die dabei unweigerlich zutage treten können.
  • Ganze Ordner lassen sich mit entsprechenden Kartons versenden, denn hierfür können Sie selbstverständlich keinen normalen Briefumschlag einsetzen. Das kann sehr wichtig sein, wenn ein Partner Ihrerseits prägnante Daten aus einem Ordner benötigt, Sie diese aber beispielsweise nicht faxen können.