Bewerbungsmappe

Gut ankommen: Die Bewerbungsmappe – und was drin sein muss

Eine Online-Bewerbung ist heute in vielen Unternehmen selbstverständlich. Doch ebenso oft ist die klassische Bewerbungsmappe gefordert: Bei Behörden zum Beispiel geht häufig ohne gedruckte Bewerbung gar nichts! Wer unsicher ist, sollte sich auf jeden Fall bei der Personalabteilung informieren, welche Form gewünscht ist – und dann bei seiner Bewerbungsmappe größte Sorgfalt walten lassen. Denn der erste Eindruck muss schließlich überzeugen!

Die klassische Bewerbungsmappe – eine Wissenschaft für sich

Pappe oder Klemmhefter? Farbenfroh oder in Grau-Weiß? Schon beim äußeren Erscheinungsbild ist manche Entscheidung zu treffen. Mit der Zusammenstellung der Unterlagen geht es weiter, und auch bei Anschreiben und Foto-Auswahl gibt es Stolperfallen, mit denen sich ein Bewerber sofort ins Aus schießen kann. Gut zu wissen, wie man sie umgeht und welche Basics für die gedruckte Bewerbung unverzichtbar sind!

Die Mappe: Seriöse Farben liegen vorn.  

Was Personaler am liebsten sehen, lässt sich nicht pauschal für alle Branchen sagen. Bei der Farbe der Bewerbungsmappe allerdings gehen Sie mit gedeckten Tönen in Schwarz, Grau, Blau oder Bordeaux kein Risiko ein. Denn selbst wenn ein Betrieb als innovativ und modern gilt – hier bleibt man erfahrungsgemäß erstaunlich konservativ! Poppig bunte Bewerbungsmappen dagegen kommen nicht einmal in der als kreativ bekannten Werbebranche gut an.

Das Material: Pappe schlägt Plastik.

Wer das Angebot an unterschiedlichen Bewerbungsmappen sichtet, erkennt schnell: Die Auswahl ist zwar groß, lässt sich aber grundsätzlich in die Varianten Kunststoff und Karton unterteilen. Erfahrungsgemäß kommt Karton bzw. Pappe besser an – vielleicht, weil sich das Material angenehmer anfasst und seriöser wirkt.

Einfache Schnellhefter aus Kunststoff sind übrigens ein No-Go! Auch Sonderformen wie eine quadratische Mappe sind nur bedingt empfehlenswert, denn alle Druckunterlagen müssen der Form angepasst und Zeugnisse extra skaliert werden. Üblicher sind einfache Klemmordner, zwei- oder dreiteilige Mappen für A4-Dokumente.

Praktisch: Klemmmappen aus Karton oder Kunststoff.

Klemmmappen sind günstig, dürfen aber nicht billig wirken. Personalentscheider schätzen sie, weil die Unterlagen besonders leicht herauszunehmen sind. Bei transparentem Deckel sind zudem Foto und Name des Bewerbers auf den ersten Blick ersichtlich – ein Vorteil, wenn die HR-Abteilung täglich mit vielen Bewerbungen zu tun hat.

Vorsicht allerdings bei zu breiter Klemmschiene: Sie verdeckt leicht die Buchstaben auf der linken Seite! Eine halbmondförmige mittige Klemmvorrichtung ist da oft die bessere Wahl.

Variantenreich: Zwei- oder dreiteilige Bewerbungsmappen.

Diese gängigste Form unter den Bewerbungsmappen ist in vielen Ausführungen zu haben: in Pappe oder Plastik, mit transparenten Einschubfächern oder zusätzlichem Klemmverschluss, mit Prägung oder Aufdruck außen.

In die zweiteilige Bewerbungsmappe können rechts und links Dokumente eingelegt werden – schön für den Überblick und die Struktur! Dreiteilige Mappen können so aufgeklappt werden, dass drei Dokumente nebeneinander sichtbar sind.

Das erleichtert den Überblick für Personaler und wirkt professionell. Im Handling kann es jedoch etwas umständlich sein. Und Vorsicht: Geht es bei der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz oder gar ein Praktikum, kann eine aufwändige dreiteilige Mappe leicht überdimensioniert wirken!

Schick: Bewerbungsmappe mit Sichtfenster.

Wie beim Klemmordner mit transparenter Deckfolie gibt’s hier einen Pluspunkt für den schnellen ersten Eindruck. Gleichzeitig ist die meist zweiteilige Bewerbungsmappe mit Sichtfenster schön kompakt und übersichtlich. Wer sich um einen sehr konservativen Job bewirbt, sollte allerdings lieber auf die fensterlose Variante zurückgreifen, um nicht affektiert zu wirken.

Vorsicht beim Tackern und Binden!

„Bitte keine zusammengehefteten Unterlagen!“ Oft sind dem Personalentscheider lose Blätter lieber, das erleichtert das Kopieren und Ablegen. Machen Sie es ihm so leicht wie möglich! Auch aufwändige Spiral- und Klebebindungen sind nicht beliebt: Sie sind extrem unpraktisch, wenn es darum geht, Kopien für den internen Durchlauf anzufertigen oder einzelne Seiten zu entnehmen.

Das gehört rein: Die Unterlagen in der richtigen  Reihenfolge

Die allgemein übliche Reihenfolge der Einzelblätter erleichtert es dem Personaler, das Wesentliche schnell zu erfassen: 

 

1.) Unterschriebenes Anschreiben

Als zentrales Element der Bewerbung liegt es immer obenauf.

 2.) Deckblatt (optional)

Ein Deckblatt ist bei sehr umfangreichen Bewerbungsmappen erforderlich. Es listet wie ein Inhaltsverzeichnis die noch folgenden Dokumente auf.

 3.) Unterschriebener Lebenslauf

Es ist heute nicht mehr Pflicht, dem Lebenslauf ein Bewerbungsfoto hinzuzufügen, wird aber in den meisten Unternehmen gern gesehen.

 4.) Anlagen

Dazu gehören Hochschul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, aber auch    Bescheinigungen über Praktika, Fortbildungszertifikate usw. Die Reihenfolge    sollte dabei den Angaben auf dem Deckblatt bzw. auf dem Anlageverzeichnis im     Anschreiben entsprechen.

 

Das Papier: Bloß nicht an der Qualität sparen!

Was für die Bewerbung ausgedruckt wird, sollte qualitativ hochwertig sein und auch so wirken. Das heißt für das Papier: Verwenden Sie weiße Blätter mit einer Stärke von mindestens 70 oder 80 g/m2; für höhere Posten darf es ruhig noch etwas mehr sein.

Wer gern graues Recyclingpapier verwendet, sollte für seine Bewerbung eine Ausnahme machen! Dass Eselsohren und Flecken tabu sind, versteht sich von selbst.

Der Umschlag sollte groß genug sein und eine stabile Rückwand besitzen, denn die Bögen dürfen nicht geknickt werden.

 

Die Ausdrucke: Einseitig mit wisch- und wasserfester Tinte.

Unterlagen doppelseitig auszudrucken ist zwar im Alltag empfehlenswert, wirkt bei der Bewerbung aber leicht geizig. Zudem können Informationen auf der Rückseite verloren gehen, wenn Personaler die Unterlagen später über den Einzelblatteinzug kopieren.

Ebenso unprofessionell wirkt es, wenn das Anschreiben schon beim Darüberstreichen verwischt. Wer also keine wisch- und wasserfeste Druckertinte verwendet, sollte auf den Copyshop oder einen geeigneten Drucker zurückgreifen. Oder er rüstet sich vorab mit dokumentenechter Tinte aus.

Das Anschreiben: Fehlerfrei reicht nicht.

Zum Thema Bewerbungs-Anschreiben gibt es heute 1001 Ratgeber. Sie alle führen aus, wie ein Anschreiben auszusehen und zu klingen hat und was für die einzelnen Branchen zu berücksichtigen ist. Denn natürlich hängt ein Anschreiben nicht nur davon ab, wie der Bewerber seine Persönlichkeit präsentieren möchte, sondern auch davon, was in der jeweiligen Branche üblich ist. Einige grundsätzliche Regeln gibt’s trotzdem:

 

  • Nicht zu lang, nicht zu kurz.

Ein Anschreiben sollte zwar nicht aus zwei Sätzen bestehen, aber möglichst auf eine DIN A4-Seite passen. Und das nicht nur, weil der Zeilenabstand auf das Minimum verringert wurde.

  • Absätze erleichtern das Lesen.

Ein Text ohne Absätze lädt nicht zum Lesen ein und wirkt oft „schwer verdaulich“.

  • Ausreichende Seitenränder sehen besser aus!

Üblich sind 4 cm links und 3 cm rechts.

  • Authentischer Stil statt vorgefertigter Standardsätze.

Personalentscheider möchten etwas über die Persönlichkeit des Bewerbers erfahren: Sätze und Formulierungen, die sie in jeder zweiten Bewerbung lesen, langweilen schnell!

  • Bloß keine Rechtschreib- und Grammatikfehler!

Wer unsicher ist, lässt das Anschreiben unbedingt noch einmal gegenlesen.

 

Das Foto: professionell und trotzdem natürlich.

Ein Foto auf dem Lebenslauf macht die Bewerbung erst richtig persönlich. Dabei geht es nicht darum, sich möglichst attraktiv zu zeigen: Vielmehr soll das Bild sofort klarmachen, dass Sie zu der angestrebten Position passen – und umgekehrt. Schnappschüsse aus dem Urlaub sind ein No-Go, ebenso wie Aufnahmen aus dem Foto-Automaten.

Um sich professionell fotografieren zu lassen, braucht es aber nicht unbedingt ein aufwändiges, teures Shooting. Auch kleinere Fotostudios haben meist das passende Equipment und Know-How um mit ihren Fotodruckern ein wunderschönes Bewerbungsfoto auszudrucken. Einige Tipps und Basics vorab:

 

  • Lieber ein Porträtfoto.

Die Ganzkörperaufnahme sollte – bis auf wenige Ausnahmen – dem privaten Bereich vorbehalten sein.

  • Farbe oder Schwarzweiß?

Das ist Geschmackssache, beides hat seine Vorteile. Farbe wirkt oft authentischer, Schwarzweiß eleganter. Wer mag, lässt beide Varianten anfertigen und entscheidet dann.

  • Probieren Sie Kleidungsstücke vorher aus.

Testen Sie zuhause in Ruhe verschiedene Farben, Kragenformen und Materialien!

  • Lächeln Sie!

Das macht sofort einen aufgeschlossenen, kommunikativen Eindruck.

  • Nehmen Sie sich Zeit.

Bereiten Sie sich gut vor und gehen Sie entspannt zum Fotografen statt die Fotoaufnahme unterwegs zwischen zwei Termine zu schieben. Denn auch das sieht man einem Foto an.

 

Für die spätere Befestigung des Fotos gilt: Lieber Klebestift als Büroklammer! Denn die wirkt immer unangenehm provisorisch. Alternativ kann das Bild auch digital integriert werden, wenn Druck und Auflösung fototauglich sind. Die richtige Position ist oberhalb der ersten Zeile des Lebenslaufs, die Blickrichtung auf dem Foto geht dabei immer zur Blattmitte.

Zeugnisse und Belege: Weniger ist manchmal mehr.

An der Frage, welche Zeugnisse in die Bewerbung gehören, beißen sich manche Bewerber die Zähne aus. Dabei gibt es zwei relevante Kriterien: Zum einen die Berufserfahrung, die der Bewerber mitbringt. So braucht man zum Beispiel mit über fünf Jahren Berufserfahrung keine Schulzeugnisse mehr beizufügen – Hochschul- oder Ausbildungszeugnis reichen. Das Zeugnis aus dem letzten Schulpraktikum interessiert dann meist niemanden mehr.

Zeugnisse und Belege: auf den Job abgestimmt.

Zum anderen hängt es von der Art des angestrebten Jobs ab, welche Zeugnisse ein Unternehmen verlangt. Das kann auch mal die Kopie des Führerscheins, eine Fortbildungsbescheinigung oder ein Führungszeugnis sein. Arbeitszeugnisse aus den letzten Positionen sollten allerdings möglichst lückenlos beigefügt werden. Alles andere weckt nur unnötiges Misstrauen!

Übrigens: In die Bewerbung gehören ausschließlich Kopien. Originale sollten nie mitgeschickt werden!

Bitte einmal überschlafen: Ein letzter Blick ist Gold wert!

Die Bewerbungsmappe ist fertig, Anschreiben und Lebenslauf sind ausgedruckt, alle Anlagen sorgfältig kopiert. Jetzt nichts wie ab zum Briefkasten – oder?

Wenn von der Bewerbung wirklich einiges abhängt, schlafen Sie lieber drüber! Ob Ihre Bewerbung einen halben Tag früher ankommt oder nicht, ist nicht entscheidend. Wichtiger ist, dass Sie Ihr Werk noch einmal ausgeschlafen und mit frischem Kopf betrachten. Gefällt es Ihnen immer noch? Oder fallen plötzlich Fehler ins Auge, die Ihnen am Abend zuvor durchgerutscht sind? Korrigieren Sie, was zu korrigieren ist, und dann: Viel Glück!